MS Teams 사용 기업이 외부 협업 채널을 따로 운영하는 이유

MS Teams를 도입한 기업이 외부 협업에서 마주치는 한계가 있습니다. 내부 협업과 글로벌 본사 소통에서는 충분한데 국내 거래처, 협력사, 파트너와의 외부 협업에서는 다른 도구가 필요한 이유를 정리합니다.

MS Teams의 강점과 외부 협업에서의 한계

MS Teams는 외국계 기업, 대기업, 글로벌 협업이 있는 조직에서 표준 도구로 자리 잡았습니다. Microsoft 365와의 통합, 화상회의, 문서 공동 편집, 보안 인증 측면에서 강점이 있습니다.

그런데 국내 외부 협업에서는 두 가지 한계가 드러납니다.
첫째, 외부 사용자 진입입니다. 외부 사용자가 MS Teams에 참여하려면 Microsoft 계정이 필요하거나 게스트 액세스를 받아야 합니다. 국내 거래처 담당자에게 Microsoft 계정 생성을 요청하는 것은 진입 장벽이 됩니다. 특히 중소 협력사나 소규모 거래처와의 협업에서 이 장벽이 큽니다.

둘째, 외부 사용자 활동 추적 한계입니다. MS Teams 게스트 사용자의 활동 로그는 내부 사용자와 다르게 관리됩니다. 컴플라이언스가 중요한 업종에서는 외부 협업 채널의 감사 기록 통일성이 요구되는데 이 부분에서 추가 설계가 필요합니다.

Q. MS Teams 외부 채널(External Access)을 활용하면 이 한계를 극복할 수 있나요?

A: External Access는 다른 MS Teams 사용자와의 소통에 사용됩니다. 외부 거래처가 MS Teams를 사용하지 않으면 작동하지 않습니다. 또한 양쪽 조직의 보안 정책이 충돌하지 않아야 합니다. 이 조건을 충족하지 못하는 거래처와의 협업에서는 별도 채널이 필요합니다.

두 도구의 역할 분리 - 내부 Teams, 외부 카카오

병행 운영의 핵심은 명확한 역할 분리입니다.

MS Teams는 직원 간 내부 협업, 화상회의, 문서 작업, 글로벌 본사·해외 지사 소통에 집중합니다. 카카오 기반 외부 채널은 국내 거래처, 협력사, 외부 파트너와의 소통에 집중합니다. 두 도구가 서로 다른 영역에서 작동하기 때문에 기능 중복이 없습니다.

또한 두 도구의 데이터가 분리되어 관리됩니다. 내부 협업 데이터와 외부 협업 데이터가 같은 도구에 섞이지 않으면 컴플라이언스 측면에서 이점이 있습니다. 외부와 주고받은 정보의 추적이 명확해집니다.

Q. MS Teams와 카카오 채널을 병행 운영하면 직원 부담이 늘지 않나요?

A: 역할이 분리되면 부담이 오히려 줄어듭니다. 내부 협업 중에 외부 메시지가 섞이지 않습니다. 외부 채널은 카카오 기반이라 직원이 익숙한 환경에서 응대합니다. 두 도구의 사용 시점과 목적이 다르기 때문에 동시에 활성화될 필요가 없습니다. 직원은 업무 상황에 따라 적절한 도구를 선택합니다.

보안 감사 측면에서 외부 채널 분리의 가치

금융, 의료, 공공 영역처럼 보안 감사가 엄격한 업종에서는 외부 소통 채널 분리가 컴플라이언스 요건이 됩니다.

외부 협업 데이터가 내부 협업 도구와 분리되면 감사 시 외부 소통 이력만 별도로 추출할 수 있습니다. 외부와 주고받은 데이터의 종류, 양, 시점을 정확히 파악합니다. 내부 협업 데이터와 외부 협업 데이터가 같은 도구에 있으면 감사 범위 설정이 복잡해지고 불필요한 데이터 노출 위험이 생깁니다.

Q. 카카오 기반 외부 채널의 보안 수준이 MS Teams 수준과 비교했을 때 어떤가요?

A: 카카오 기반 기업 채널은 ISO27001 등 국제 보안 인증을 갖춘 환경에서 운영됩니다. 구축형(On-Premise)으로 도입하면 데이터가 기업 내부 서버에 보관됩니다. 금융·의료 등 엄격한 보안 요건이 있는 업종에서도 도입이 가능한 수준입니다. 다만 두 도구의 보안 모델이 다르기 때문에 도입 전 보안 심의에서 양쪽 기준을 모두 확인하는 것이 필요합니다.

직원 30명 이상이면 기업 채팅 채널이 필요한 순간은 다음 글에서 다룹니다.

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